#БДС

Знаєте що? Червень — місяць, максимально віддалений від Нового року. А значить, це такий надир продуктивності, коли всі старі новорічні обіцянки вже вигоріли, а до нових ще так далеко. Я гадаю, найкраще часу для пояснення системи самоменеджменту не придумати. 🌚

Отже, GTD. Я багато разів згадував її, але тепер хочу систематично пройтися, бо гарного пояснення рідною мовою ще не бачив. На початку була книга. Українською її перекладають нудно “Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу”. Хіба це бренд? Я пропоную альтернативну назву: Беремося До Справ — БДС, а оскільки це моя авторська адаптація — то БДС Модифікована: БДС(М). 🐴

Центральна мета БДС — це, як не дивно, не виконувати справи, а зберігати спокій та робити саме те, чого потребує кожний поточний момент. Раніше я думав, що це потребує патологічного контролю над собою, але справжній зміст цієї мети в тому, що це неможливо, поки голова забита справами. Через систематичне спорожнення голови у зовнішню систему ти залишаєшся вільним бути в моменті — хай то важливий дзвінок, прибирання квартири, чи гра з дитиною.

Можна подумати, що “система” це структура даних, але, як я згодом зрозумів, тут головне — як ти думаєш про справи. Якщо бездумно виконувати вимоги структури (про яку я буду писати пізніше), ефект виходить мінімальний. А навпаки, з правильною філософією — багато структури не потрібно.

Також цікаво, що БДС охоплює всі сфери життя. Теоретично можна її впровадити тільки на роботі (бо в мене зараз взагалі дві окремі системи), але повний результат буде тільки від повного застосування. Бо голова ж зайнята всякими справами, що на роботі, що вдома. В БДС немає нічого специфічно “робочого”, та вона чудово допомагає впоратися з побутом.

Я з цією системою вже років 18, та хоч не завжди я її дотримуюсь, але принципи та поняття БДС так невідʼємно зі мною, як арифметика. Останній рік досліджував її поглиблено — шукав пояснень, бо хотілося дійсно розуміти, що мав на увазі автор. Спробую й вам розповісти.

GTD / БДС є системою звичок, а вже в другу чергу організації даних. Тому вона й вижила 24 років — бо книжка вийшла у 2001, ще коли не було ані смартфонів, ані інтернету в сучасному сенсі. Інструменти змінилися, але ми так само ходимо з повною головою та хочемо зробити більше, ніж можемо.

Сенс цих звичок в тому, щоб звільнити голову від всього, що нам не потрібно на цей момент. Та зробити це так, щоб ми були впевнені, що всі справи, обовʼязки, обіцянки десь записані, а не загубились. Сьогодні перерахуємо ці звички.

1. Збір. Це звичка завжди записувати все, що захоплює твою увагу та потребує дій в майбутньому. Багато чого приходить до нас вже записане — як-от повідомлення чи пошта. Але збирати варто все, за що чіпляється розум, від скрипучих дверей до ідей продуктів. Та, звісно, всі обіцянки та прохання теж.

2. Обробка. Вхідні — це ще не задачі; “вхідним” може бути все що завгодно, та першим чином їх треба розділити: що робити, що відкласти на потім, що зберегти для довідки, а що викинути. Цей крок дозволяє нам спокійно оцінювати задачі, замість того, щоб реагувати на них в моменті.

3. Систематизація. То, мабуть, найбільш знайома всім звичка про розкладання задач в різні списки. В БДС на диво списки дуже прості, тому влаштує буквально будь-яке сучасне рішення, від блокнота та текстового файлу. Вся магія не в списках, а в осмисленні, яке їм передує.

4. Перегляд. Звичка, яка все повʼязує. Щотижневий перегляд зберігає впевненість у повноті та актуальності системи. Без нього швидко втрачаєш довіру. Не лякайся, переглядаються тільки поточні справи, та ті, що можливо пора починати — тому перегляд виходить цілком осяжний. (І надзвичайно корисний!)

5. Виконання. Нарешті, те, заради чого ми все це робимо. За моїм досвідом, хоч БДС охоплює всі частини життя, але тільки невелику частину часу. Здебільшого це ті справи, що просто так не робляться: “важливе, але не термінове.” А більшість часу займає всіляка рутина та термінові несподіванки. Тому без звички виконання будеш щотижня сумно переглядати той самий список задач.

На мою думку, коли люди займаються типовим тайм-менеджментом, то обмежуються систематизацією та виконанням. Переглядом — хіба як щось епічне-новорічне.

А особливо сумно за збір, бо саме завдяки збору приходять гарні ідеї, а інколи — справжнє просвітлення. Про це — завтра.

Про збір можна дуже швидко сказати: записуй все.

Підкреслю, що збираються не задачі, а нотатки. В цьому й сенс збору як окремої практики: ми вільні записувати все, що завгодно. Поки - невідомо: може, то задача, а може, ідея на майбутнє, а може просто зайва думка. Зібрані нотатки називаються “вхідні” та обробляються наступним кроком тоді, коли це зручно (зазвичай щодня.)

Вхідні створюють буфер між неконтрольованим світом та нашою системою. Бо, я гадаю, якщо у тебе вже є список задач, то може ти пробував відразу збирати в нього задачі. Так зʼявляється безформний список не то задач, не то нагадувань, не то ідей, якому не можна довіряти та який тільки створює стрес.

Не всі вхідні доводиться збирати вручну. В нас багато місць, куди вони приходять самі: пошта, повідомлення, робочий стіл тощо. Такі місця достатньо перелічити та точно окреслити — тобто знати, коли там є що обробляти. Я відстежую понад 20 категорій вхідних, де є, наприклад, “відкриті вкладки браузера” та “речі не на місці”.

Власне, з пошуку таких місць можна й почати. А також, завести собі зручну записничку. Зараз це 100% телефон — то обрати програму, куди легко заносити нотатки. Для мене це Drafts, але зовсім на ходу надиктовую Siri в нагадування.

Звичка збору надає впевненість, що ми ні про що не забули. Але ж щоб цю впевненість зберегти, вхідні потрібно регулярно обробляти.

Завдяки регулярній обробці у вхідних нічого не залежується — а значить, ми впевнені, що звідки б не звалилися обовʼязки (та коли б не вистрілило натхнення!), все це не залишиться без уваги.

В GTD / БДС є центральна блок-схема для обробки — вона на ілюстрації. В ній є два ключових питання: чи потребує це дій? та коли? Обидва питання критично важливі, щоб не завалити себе незрозумілими “задачами”.

Частина вхідних або просто непотрібна, або записана для довідки. Такі ми викидаємо чи переносимо в нотатки та інші зручні місця. Тут все просто.

А далі залишається велика маса того, що можна “робити”. Це й прямі обовʼязки, нагадування, запитання. Та ще ідеї, навʼязливі думки, проблеми, плани, фантазії, афіші. “Задачі” приходять в широкому різноманітті.

На оригіналі схеми є питання: is it actionable? Довгий час я думав, що воно значить — чи можна взагалі щось по цьому зробити? Це неправильно! Робити можна майже все. Навіть мрія починається з маленької дії сьогодні. Проте справжній сенс цього питання в розгалуженні: беремося робити в найближчий тиждень, або почекає?

(Я для конкретики написав тиждень, бо це правильний проміжок між оглядами. А на огляді ми маємо шанс переглянути списки відкладеного та поповнити активні задачі. Взагалі в БДС багато чого відбувається в ритмі оглядів.)

Все, що чекає — йде у “беклог” під назвою “мабуть/колись”, про який я вже писав, але напишу ще в пості про систематизацію. Це наш великий довідник занять на майбутнє.

Нарешті, залишається те, що треба робити ось зараз чи найближчим часом. Я гадаю, найважливіша частина БДС — це те, як ми обробляємо поточні задачі. Тому її я виділю окремо.

(Організаційне питання: я подумав, що перейменовувати продукт із торговою маркою — погана ідея. Тому далі буде просто GTD, без вигадок.)

Задачі приходять до нас в різній формі: “додати фічу X”, “повісити москітні сітки”, “купити сорочку”, “купити хліб”. Всі їх можна виконати. Але центральний момент GTD в тому, що ми недостатньо плануємо наперед. Може здатися, що план — це зайвий, якщо й без нього можна все зробити. Але якщо звернути увагу, тоді виходить, що ми змушені “планувати” в момент вибору задачі, та виходить це кепсько.

Наприклад: “повісити москітні сітки” наче зрозуміло… але самі сітки лежать в гаражі, то туди ще треба сходити забрати. “Купити сорочку”… та яку саме ще не вирішили. З хлібом зрозуміло, але його потрібно купити не зараз, а коли будеш в крамниці. Таке мікропланування ми робимо щоразу, коли читаємо список задач, та саме через нього список переростає у незрозумілу купу.

GTD пропонує додумати кожну задачу заздалегідь, на етапі обробки. Це не так нудно, як звучить. Всього лише потрібно від тієї початкової “задачі” піти: вгору, щоб визначити очікуваний результат, та вниз, щоб визначити справжню наступну дію.

Наприклад: з сорочками може результат бути “мати свіжий одяг на літо” (бо сорочки ж не самоціль?) А наступна дія - “спитати в друга, де він купував сорочку.” А ні, то не мій друг, а чоловік подруги дружини. Ну тоді спочатку “спитати контакт в дружини.” Ми розкручуємо задачу, поки не дійдемо до дії, яка не має передумов (окрім контексту, про нього буде окремо пізніше).

(До речі: для GTD нас цікавить тільки наступна дія, а не повний план. План можна зберегти за бажанням, але все одно кожний крок будемо розкручувати так само — виходячи з обставин.)

А “купити хліб” - це взагалі не задача, а пункт списку покупок! Немає сенсу такі рутинні дії тримати в GTD. Та це ще один нюанс: знати, де пора зупинитися. GTD це точно не система “для всіх задач в житті”.

Для складних проєктів варто завести нотатку та обробляти формально. Прості можна й в голові. Хоча по правді кажучи, в голові погано виходить, легко себе надурити. Ще є магічні дії “подумати” та “розпланувати” - це ми фактично відкладаємо осмислення на потім. Головне, щоб в нас був час, коли це осмислення відбудеться, бо часто така дія сидить аж до наступного огляду, коли доводиться приділити їй увагу.

Та так, думати — важко. Допомагає ставитися до цього як до творчої задачі. Ну як наче ти пишеш квести для гри. Чіткий список наступних дій — задоволення само по собі, про що ми будемо говорити, коли доберемося до виконання.