#Блокнот

З Нового року планую все ж таки впровадити трохи порядку у своє життя. Буду повертатись до ведення Bullet Journal, системи самоорганізації у паперовому блокноті. Колись це була одна з найуспішніших моїх спроб організуватись. А тепер, як виявилось, система BuJo набула неабиякої популярності — я знайшов декілька українських магазинів знаряддя саме для неї. (Посилання не чекайте — ліпше взяти звичайний блокнот та ручку.) Взагалі, BuJo зіпсований — як на мене — ряснотою креативних користувачів, які роблять зі своїх блокнотів справжні витвори мистецтва, з малюнками та каліграфією. На їхньому тлі мій виглядає зошитом першокласника. Але, сама по собі система не потребує ніякого художнього хисту.

Чому ж BuJo мені так підійшов останнього разу? Мені подобалась навмисність ручного ведення нотаток. З цифровою системою в мене є схильність записувати все на світі, а потім губитись в безлічі задач. З блокнотом так фізично не вийде — записане залишається на виду. Особливо, якщо регулярно переписувати задачі, щоб їх освіжити. До того ж автор BuJo винайшов зручний та компактний (та простий!) формат ведення нотаток, коли не треба ніякого спеціального блокнота та практично не треба нічого вивчати.

Календар та базу даних я планую залишити в цифровому вигляді, бо є важливі переваги: календар нагадує про події, а в базі даних можна легко шукати. Але навіть так, раніше я щодня переписував у блокнот важливі події з календаря, бо це звертає на них увагу. До речі, ще одна важлива перевага блокнота — він фокусує увагу краще, ніж цифрові засоби.

(Чому ж штампове “з нового року”? Та творець BuJo сам так радить — новий рік почніть з нового блокноту. Втім я вже почав експериментувати у старому.)

Вже цілий місяць я веду свої справи по блокноту. Не кинув поки! Що стало несподіваною перевагою — блокнот дуже добре ізолює увагу. Порівняно з телефоном або ноутбуком, коли працюєш з блокнотом, то немає на що відвернутися. Бо, мабуть, у всіх бувало так, що взяв в телефон у руки — а через пʼять хвилин вже згадуєш, для чого. Тому щоранку я роблю каву та сідаю за блокнот писати справи на день, а потім вже лізу в інтернет. А якщо все добре, то щовечора перед сном також записую все, що крутиться в голові. Така собі медитація на блокнот виходить.

Як на мене, то у самоорганізації є етапи. На початку в голові є декілька гострих, важливих задач, заради яких зазвичай і починають щось записувати. Коли з гострими задачами закінчено, раптом виявляється, що в тебе купа ідей, які припинили бути репресованими теми гострими, і також хочуть бути записаними та зробленими. На цьому етапі в мене ідеї просто фонтанують десятками. Далі, третій етап — все, що записано, вже неможливо зробити ані сьогодні, ані завтра; тут зʼявляється список проєктів та набирає чинності якесь розставляння пріоритетів. (Я зараз тут.) А після того, як здобуваєш певну кількість результатів, стає питання вищого порядку: навіщо все це, і куди я рухаюсь? Тут вже треба розбиратись з довгостроковими цілями, а також зонами відповідальності. На цьому моє розуміння поки закінчується.

Настав час для новин по самоменеджменту з блокнотом. Що ж, система вмерла — десь на кінець другого місяця, хоча здригалася ще до середини березня. Робимо постмортем.

• Що працює добре. Блокнот; кому як, а мені приємно писати ручкою (лінером) по паперу. Регулярна обробка вхідних куп (пошти, нотаток тощо) - без цього я взагалі гублюсь. Але… задачі з вхідних куп треба заносити в список задач. Якому ти довіряєш. На цьому й починаються проблеми.

• Причина смерті — задач стало надто багато. До речі, окрім задач на день я ще вів окремий перелік проєктів а-ля GTD - туди потрапляло все, що за один підхід не зробиш. Довгий час задачі, записані на день, виконати виходило, а копати список проєктів — ні. Потім й на день стало кілька десятків задач. Спостерігаю, що в мене задач завжди стане більше, ніж я фізично можу виконати.

• Минулого тижня слухав книжку Four thousand weeks: Time management for mortals. Вона як раз про те, що сучасне життя вимагає надто багато — більше ніж реально зробити — тому спроба все встигнути чи побудувати систему, яка це допоможе зробити — даремна. Натомість книжка радить усвідомити, що час обмежений, та фокусуватись на тому, що ти можеш зробити, а не на ідеалістичному списку задач.

• На цей час спробую використати систему Final Version Perfected. Її сила як раз в тому, що вона здатна працювати з необмеженим списком задач; найменш важливі з них просто залишаються незробленими та з часом їх викреслюють. Тобто визначення пріоритетів та виконання поєднані в один процес. Та, головне, немає тяжкого для мене аспекту відмови від чогось; навпаки, в системі FVP ти обираєш, яку справу зробиш наступною, надаєш їй ваги, а це важливо для позитивного сприйняття всієї системи.

Настав час спробувати систему самоорганізації в блокноті, в наступній ітерації. Головна ціль — це впоратись з ростом кількості задач. В цілому, оригінальна система зберігається, змінюється тільки алгоритм підтримки списку задач.

Система складається приблизно з таких компонент:

• Збір нотаток в будь-який час; не в блокноті, а електронно, в Drafts. Це я робити й не припиняв, бо звичка засіла міцно. Але є проблема: нотатки самі себе не зроблять. Натомість вони поступово накопичуються та застарівають.

• Регулярна (щоденна) обробка нотаток та інших вхідних зон — пошти, оповіщень, повідомлень. Без цього я за лічені тижні закопуюсь в інформаційне сміття. От тільки “обробка” має на увазі складання списку задач. Задачі хочуть бути там, де про них не забудуть.

• Раніше все, що можна “зробити” з вхідних нотаток, потрапляло безпосередньо в поточний список задач, де й накопичувалось безконтрольно (бо вхідний обсяг залежить не від мене.) А тепер, потраплятиме в окремий список “наступних” задач.

• В поточний список йде тільки те, що вже активно робиться. Або те, що необхідно зробити найближчим часом (є домовленість або термін.) Тут є ризик, що щось так і залишиться в “наступних” задачах, поки не застаріє. Втім, правда в тому, що частина задач завжди відмирає. Мета окремого списку — забезпечити виконання того, що свідомо обране як найважливіше.

• Коли звільняється місце в поточних справах — беру щось нове. До речі, це дає шанс зрівняти шанси вхідних задач та запланованих. Бо за старою схемою, заплановані задачі програвали вхідним у доступності — перші треба додавати свідомо, останні підсипаються постійно та безупинно.

Я нарешті знайшов для себе місце для блокнота A5. Раніше пробував Bullet Journal, та й зараз від нього залишив систему поміток. Але тепер в мене блокнот — не головне місце для інформації, а допоміжне, та прикриває недоліки цифрових систем.

Папір ідеально підходить для швидких нотаток. Я б точно не хотів вести в блокноті нічого сталого, бо він очевидно програє цифровим засобам у пошуці. Тому в мене блокнот — це місце для сьогодення, для всього мінливого та термінового. Бо на відміну від цифрових нотаток, в блокнот можна щось черкнути без додавання до маси інформаційного сміття, в якому потім доведеться розбиратися. (Принаймні, в мене цифрові нотатки створюють саме таке відчуття.)

По-перше, мені подобається планувати в блокноті день. Щодня відкриваю новий аркуш, з одного боку розписую календарні події, з іншого — просто задачі. Раніше хотів знайти (чи зробити!) для того застосунок, але блокнот дійсно зручно, а головне — гнучко. Наприклад, з розкладом не обовʼязково точно знати годину та хвилину, як в цифровому календарі. Пиши, як хочеш.

Також на той самий аркуш я записую справи, які надто мінливі, щоб організовувати їх далі. В GTD є “якщо можна зробити за 2 хвилини — роби зараз”, а в мене ще “якщо потрібно зробити сьогодні — пиши в блокнот.” Далі маю за звичку передивлятися вчорашні справи та переписувати незроблені в систему (раз вони не такі вже й швидкі…)

І нарешті, тим же ж аркушем користуюся, щоб щось записувати чи малювати протягом дня. Це допомагає думати над справами та залишатися у свідомості на дзвінках.

Ну й найкраще в блокноті — що це доступний завжди вільний аркуш! Як треба щось розписати, запланувати, накреслити — гортаєш на наступну сторінку та вперед.